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Depuis le 1er janvier 2019, le Centre universitaire de médecine générale et santé publique, Unisanté regroupe les activités de la Policlinique médicale universitaire, de l'Institut universitaire de médecine sociale et préventive, de l'Institut universitaire romand de santé au travail et de l'association Promotion santé Vaud. Unisanté est un établissement médical ambulatoire. Il constitue un pôle reconnu de formation médicale, de médecine préventive et de recherche


Pour notre Département Épidémiologie et Systèmes de Santé, nous recherchons un·e :

Secrétaire d'unité (60%-70%)

Vos missions principales seront les suivantes :

  • Tenir l’agenda, organiser les réunions et rédiger les procès-verbaux
  • Gérer la correspondance et les contacts téléphoniques
  • Etablir et tenir à jour les plannings des collaborateurs et projets
  • Mettre en place la logistique la permanence téléphonique (Hotline) et assurer la permanence selon les horaires définis (gérer les appels et leur suivi et les documenter)
  • Gérer tout le traitement liés aux questionnaires (envoi, réception, traitement informatique, archivage et élimination)
  • Contribuer à la rédaction des offres et des mandats d'ESOPE
  • Assurer et soigner la mise en page graphique des questionnaires électroniques ou papier des projets
  • Répondre aux demandes écrites des mandants et des participants aux projets d'ESOPE et/ou les transférer à qui de droit (y c. consultation et suivi des messages arrivant sur les adresses email génériques d'ESOPE)
  • Contrôler les fichiers informatiques contenant les données scannées et relecture de commentaires, le cas échéant
  • Assurer la facturation des projets payants et les contacts avec le contrôle de gestion
  • Gérer l’engagement de nouveaux collaborateurs (y compris la conduite des entretiens d'embauche) et gérer leur présence
  • Informer le personnel auxiliaire des tâches qui lui sont confiées et établir les décomptes mensuels des heures effectuées

Vos atouts :

  • Baccalauréat/Maturité commerciale ou CFC d’employé-e de commerce ou tout titre jugé équivalent
  • Minimum 3 ans d’expérience professionnelle confirmée dans la gestion de secrétariat
  • Excellentes connaissances linguistiques du français rédactionnel exigées, bonnes connaissances linguistiques de l’allemand et l’anglais souhaitées.
  • Très bonne maîtrise de la Suite Office et aisance souhaitée dans les outils informatiques
  • Bonne organisation personnelle, bonne vision d'ensemble, entregent, diplomatie, discrétion

Nous offrons :

  • Un environnement dynamique, moderne et humain ; 
  • Une activité variée et enrichissante ;
  • Des moyens qui vous permettent de mener à bien vos missions et de développer vos compétences.


Entrée en fonction :
15-08-2020

Délai de postulation : 19-07-2020

Personne de contact : GILLES Ingrid / Tél : 021 314 69 96

Référence : 356

Si vous êtes intéressé·e à relever ce défi et que vous vous êtes reconnu·e dans cette description, c'est avec plaisir que nous attendons votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copie de certificats de travail et diplômes/attestations de formation).
Seules les candidatures reçues par le biais de notre site internet seront prises en compte.